Qu’est-ce que le hot desking ?

Des recherches montrent que jusqu’à la moitié des bureaux d’une entreprise ne sont pas utilisés. C’est beaucoup d’espace perdu que vous devez payer, qu’il soit utilisé ou non. Avec la technologie de plus en plus portable et le passage de nombreux employés à des arrangements de travail à distance, ce nombre ne fera qu’augmenter.

Le hot desking vous permet d’utiliser plus efficacement votre espace de bureau et d’économiser de l’argent dans le processus. Voyons comment cela fonctionne et pourquoi vous devriez l’envisager.

Qu’est-ce que le hot desking ?

Avec un système de hot desking en place, les employés ne sont pas affectés à leur propre bureau. Au lieu de cela, les bureaux sont disponibles pour tout le monde et les travailleurs peuvent chaque jour choisir le bureau et son mobilier informatique qu’ils souhaitent.

Le terme « hot desking » vient du terme anglais « hot racking » dont la pratique consiste au partage d’une même banette par plusieurs membres d’équipage travaillant dans des quarts différents. Au lieu de partager une couchette, les employés de bureau partagent un bureau.

Pourquoi opter pour un système de hot desking

Un système de hot desking présente plusieurs grands avantages, à la fois pour l’employeur et pour l’employé.

Coût inférieur

Du point de vue de l’entreprise, le hot desking peut réduire les frais généraux en vous permettant de louer moins d’espace. Au lieu de payer pour divers bureaux qui peuvent être vide d’un jour à l’autre, le hot desking vous permet de réduire le nombre de bureaux réellement utilisés.

Meilleure collaboration

Un système de hot desking aide les employés à mieux collaborer. Les personnes qui travaillent dans le même projet peuvent choisir des bureaux proches les uns des autres. Lorsque ce projet est terminé et qu’un nouveau projet commence avec une équipe différente, ils peuvent se déplacer à nouveau pour être proches de ces personnes.

Postes de travail plus ordonnés

Lorsque les employés ont leur propre bureau, beaucoup créent un gâchis de papiers, d’objets personnels et d’autres choses qui s’accumulent au fil du temps. Avec un système de hot desking, ils doivent enlever leurs affaires lorsqu’ils ont terminé pour la journée. Pour gérer cela, vous pouvez mettre en œuvre une politique de bureau propre.

Distanciation sociale

La pandémie actuelle de COVID-19 a mis en lumière la proximité des gens dans la plupart des bureaux. Les lignes directrices sur l’éloignement social ne fonctionnent pas si les gens sont assis à quelques centimètres les uns des autres. Le hot desking permet aux gens de s’étaler et d’ajuster l’endroit où ils s’assoient du jour au lendemain, en fonction du nombre de personnes au bureau.

Situations idéales pour un système de hot desking

Un système de hot desking fonctionne mieux lorsque vous pouvez compter sur le fait que certains membres du personnel ne sont pas au bureau tous les jours. Il pourrait y avoir plusieurs raisons à cela :

• Beaucoup d’employés voyagent pour affaires ;
• Les employés travaillent à distance ;
• Certains membres du personnel ont des rôles de vente ou de soutien en extérieur ;
• Etc.

Si vous pouvez prévoir qu’un pourcentage de vos employés est au bureau tous les jours, le hot desking est un excellent moyen de réduire votre nombre de bureaux.